Gmail：受信メールを監視してスプレッドシートへ自動転記 1（ラベル管理）
- egachira0250
- 5 日前
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更新日：4 日前
Gmailに届いたメールをGoogle Apps Script（GAS）を使ってスプレッドシートに自動転記する方法は、業務効率化に非常に役立ちます。しかし、処理済みメールと未処理メールをどう区別するかが非常に重要です。処理済みのメールを再び転記してしまうと、重複データが発生し、業務に支障をきたすおそれがあります。
本記事では、メールの自動転記における「処理済み管理」の方法について、以下の4つのアプローチを紹介すると共に、「ラベル管理」の具体的な実装方法を説明します。
■ 動作環境
OS: Windows 10 Home（64ビット）
Chrome: 136.0.7103.93（Official Build） （64 ビット）
■ 処理済み管理の4つの手法
手法 | 概要 | メリット | デメリット |
|---|---|---|---|
ラベル管理 | 処理済みのメールに専用ラベルを付ける | 視覚的にわかりやすい／Gmail上でも確認可 | ラベルの付け忘れ・重複処理の可能性 |
スレッドID記録 | スレッドIDをスプレッドシートやプロパティに保存 | 転記済みの判別が確実 | スクリプトがやや複雑／プロパティ制限あり |
件名＋日時ハッシュ | 件名と日時で一意キーを生成して判別 | 実装がシンプル | 類似メールで誤判定の可能性あり |
未既読管理 | 未読メールのみを転記、処理後に既読に | 実装が簡単／Gmail標準機能と連携しやすい | 既読操作で誤判定のリスク／チーム運用に不向き |
この中で今回は、ラベルを使った管理方法について詳しく解説します。
■ ラベルを活用したGmail転記スクリプトの作り方
□ 基本的な仕組み
特定の条件（例：件名や送信元）でメールを検索
未処理メールのみを抽出（「未処理」ラベルがないメール）
スプレッドシートへ必要情報を転記
転記が完了したメールに「処理済み」ラベルを付与
□ スクリプト案
getUserLabelByName() / createLabel()：ラベルの取得または作成。
GmailAppのsearch(query)：Gmailの検索クエリでスレッドを取得。-label:処理済み によって未処理を絞り込み。
getMessages()：スレッド内の全メッセージを取得。
appendRow()：スプレッドシートの末尾にデータを追記。
addLabel()：メールに指定ラベルを付与。
□ 手動によるラベル追加
スクリプトで参照しているラベルを事前にGmailにて登録する場合は、ラベルの追加機能から実施します。
■ まとめ
Gmailの受信メールを自動的にスプレッドシートへ転記する処理において、処理済み管理は非常に重要なポイントです。今回紹介した「ラベル管理方式」は、導入が簡単で視認性も高く、初めてのGAS導入にぴったりです。
ラベル以外にもスレッドIDの記録や件名＋日付のハッシュ化、未既読管理などの方法もありますので、業務に応じた運用が可能です。
ぜひこの記事を参考に、あなたの業務に合ったメール転記システムを構築してみてください。
その他の粋な備忘録も、合わせてご覧ください。 （参考備忘録）Gmail：一括メール送信 （参考備忘録）Gmail：受信メールを監視してスプレッドシートへ自動転記 1（ラベル管理） （参考備忘録）Gmail：受信メールを監視してスプレッドシートへ自動転記 2（スレッドID記録） （参考備忘録）Gmail：受信メールを監視してスプレッドシートへ自動転記 3（件名＋日時ハッシュ） （参考備忘録）Gmail：受信メールを監視してスプレッドシートへ自動転記 4（未既読管理） |
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